Arbeitnehmerüberlassung Pflege: 7 Regeln für Einrichtungen

Wenn Dienste offen bleiben, ist Zeitarbeit für viele Pflegeheime, Kliniken und ambulante Dienste die schnellste Lösung. Rechtlich heißt das Arbeitnehmerüberlassung – und dafür gelten klare Regeln aus dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Die meisten Pflichten liegen beim Personaldienstleister. Einige betreffen aber auch Ihre Einrichtung direkt.

Hier finden Sie die sieben wichtigsten Regeln im Überblick, eine Checkliste für den nächsten Einsatz und Antworten auf häufige Fragen.

Kurz erklärt: Was ist Arbeitnehmerüberlassung?

Bei der Arbeitnehmerüberlassung gibt es drei Beteiligte:

Der Verleiher – der Personaldienstleister. Er stellt die Pflegekraft an, zahlt ihr Gehalt und führt Sozialabgaben ab.
Die Leiharbeitnehmerin oder der Leiharbeitnehmer – die Pflegekraft, die bei Ihnen arbeitet.
Der Entleiher – Ihre Einrichtung. Sie setzen die Pflegekraft ein und geben ihr fachliche Anweisungen im Alltag.

Die Pflegekraft ist also bei Ihnen tätig, bleibt aber beim Personaldienstleister angestellt. Ihre Einrichtung bezahlt den Personaldienstleister für den Einsatz.

Regel 1: Der Personaldienstleister braucht eine Erlaubnis

Wer Arbeitnehmer an andere Unternehmen überlässt, braucht eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit. Ohne diese Erlaubnis ist die Überlassung unwirksam – mit spürbaren Folgen auch für Ihre Einrichtung (siehe unten).

Der Personaldienstleister muss im Vertrag erklären, ob er die Erlaubnis besitzt (§ 12 Abs. 1 AÜG). Lassen Sie sich die Erlaubnis im Zweifel zeigen, bevor der erste Einsatz beginnt.

Regel 2: Vertrag in Textform – und klar als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnet

Der Vertrag zwischen Personaldienstleister und Einrichtung muss in Textform geschlossen werden (§ 12 Abs. 1 AÜG). Eine E-Mail kann also genügen, ein mündlicher Auftrag am Telefon dagegen nicht.

Zwei Punkte sind dabei besonders wichtig:

Der Vertrag muss ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnet sein – nicht etwa als Dienst- oder Werkvertrag.
Die eingesetzte Person muss vor Beginn des Einsatzes mit Bezug auf diesen Vertrag konkret benannt werden.

Ihre Einrichtung muss im Vertrag außerdem angeben, welche Tätigkeit die Pflegekraft übernimmt, welche Qualifikation dafür nötig ist und welche wesentlichen Arbeitsbedingungen für vergleichbare eigene Beschäftigte gelten.

Regel 3: Höchstens 18 Monate beim selben Entleiher

Dieselbe Pflegekraft darf Ihrer Einrichtung grundsätzlich höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate überlassen werden (§ 1 Abs. 1b AÜG). Das gilt auch dann, wenn die Pflegekraft zwischendurch über einen anderen Personaldienstleister kommt.

Unterbrechungen helfen nur begrenzt: Liegen zwischen zwei Einsätzen bei Ihnen nicht mehr als drei Monate, werden die Zeiten zusammengerechnet.

Ein Tarifvertrag der Einsatzbranche kann eine andere Höchstdauer festlegen. Ob das für Ihre Einrichtung gilt, hängt von Ihrer Tarifbindung ab.

Regel 4: Gleiche Bezahlung – spätestens nach neun Monaten

Grundsätzlich gilt der Gleichstellungsgrundsatz („Equal Pay“): Die Pflegekraft hat Anspruch auf die wesentlichen Arbeitsbedingungen und das Entgelt, die in Ihrer Einrichtung für vergleichbare Beschäftigte gelten (§ 8 AÜG). Zahlen muss das der Personaldienstleister, nicht Ihre Einrichtung.

Ein Tarifvertrag der Zeitarbeitsbranche darf davon beim Entgelt abweichen – aber nur für die ersten neun Monate beim selben Entleiher. Länger geht es nur, wenn der Tarifvertrag eine stufenweise Anhebung vorsieht und spätestens nach 15 Monaten ein gleichwertiges Entgelt erreicht wird.

Wichtig für die Pflege: Unabhängig davon gilt in Pflegebetrieben der Pflegemindestlohn – auch für Pflegekräfte aus der Zeitarbeit. Die aktuellen Beträge veröffentlicht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

Regel 5: Einweisung und Arbeitsschutz liegen bei Ihnen

Für den Arbeitsschutz am Einsatzort ist Ihre Einrichtung verantwortlich (§ 11 Abs. 6 AÜG). Sie müssen die Pflegekraft vor Beginn des Einsatzes über Gefahren für Sicherheit und Gesundheit und die passenden Schutzmaßnahmen unterweisen – genau wie eigene Beschäftigte.

In der Praxis heißt das: Planen Sie für den ersten Dienst eine kurze Einweisung ein – Hygiene- und Notfallabläufe, Dokumentation, Medikamentenmanagement, Ansprechpartner auf der Station. Das schützt nicht nur rechtlich, sondern sorgt auch für einen ruhigen Start.

Regel 6: Kein Einsatz als Ersatz für Streikende

Wird Ihre Einrichtung bestreikt, dürfen Zeitarbeitskräfte grundsätzlich nicht eingesetzt werden (§ 11 Abs. 5 AÜG). Eine Ausnahme gilt nur, wenn sichergestellt ist, dass sie keine Aufgaben von Streikenden übernehmen.

Regel 7: Freie Stellen und Gemeinschaftseinrichtungen

Ihre Einrichtung muss Zeitarbeitskräfte über freie Arbeitsplätze informieren, die besetzt werden sollen (§ 13a AÜG). Außerdem haben sie grundsätzlich Zugang zu Gemeinschaftseinrichtungen wie Kantine oder Kinderbetreuung – zu den gleichen Bedingungen wie Ihre Beschäftigten (§ 13b AÜG).

Die Regeln auf einen Blick

Regel	Was gilt	Zuständig
Erlaubnis	Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit, Angabe im Vertrag	Personaldienstleister
Vertrag	Textform, ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnet, Person vorab benannt	Beide
Höchstdauer	18 Monate beim selben Entleiher; Unterbrechungen bis 3 Monate zählen mit	Beide
Bezahlung	Equal Pay, Abweichung per Tarif höchstens 9 (bzw. 15) Monate; Pflegemindestlohn	Personaldienstleister
Arbeitsschutz	Unterweisung vor dem Einsatz	Einrichtung
Streik	Kein Einsatz für Aufgaben von Streikenden	Einrichtung
Information	Über freie Stellen informieren, Zugang zu Gemeinschaftseinrichtungen	Einrichtung

Was passiert bei Verstößen?

Fehlt die Erlaubnis, ist der Vertrag nicht korrekt als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnet oder wird die Höchstdauer überschritten, kann das weitreichende Folgen haben: Im schlimmsten Fall gilt die Pflegekraft kraft Gesetzes als bei Ihrer Einrichtung angestellt. Hinzu kommen mögliche Bußgelder.

Deshalb lohnt sich ein Personaldienstleister, der diese Punkte von sich aus sauber regelt – und nicht erst, wenn Sie nachfragen.

Checkliste für Ihren nächsten Einsatz

Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit liegt vor und ist im Vertrag erklärt
Vertrag in Textform, ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnet
Pflegekraft vor dem ersten Dienst namentlich benannt
Tätigkeit, Qualifikation und Arbeitsbedingungen im Vertrag beschrieben
Einsatzbeginn notiert – Höchstdauer von 18 Monaten im Blick
Einweisung und Arbeitsschutz-Unterweisung für den ersten Dienst geplant

Arbeitnehmerüberlassung oder Direktvermittlung?

Arbeitnehmerüberlassung eignet sich vor allem für kurzfristige Ausfälle, Urlaubszeiten und Belastungsspitzen. Wenn eine Stelle dauerhaft besetzt werden soll, ist oft die Direktvermittlung der bessere Weg: Die Pflegekraft wird dann direkt bei Ihrer Einrichtung angestellt.

Beide Wege lassen sich auch kombinieren. Möchten Sie eine Zeitarbeitskraft übernehmen, darf Ihnen das nicht vertraglich verboten werden. Der Personaldienstleister kann dafür aber eine angemessene Vermittlungsvergütung vereinbaren.

Häufige Fragen

Wie lange darf eine Zeitarbeitskraft in unserer Einrichtung bleiben?

Grundsätzlich höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate. Unterbrechungen von bis zu drei Monaten werden mitgezählt. Ein Tarifvertrag der Einsatzbranche kann eine abweichende Höchstdauer festlegen.

Müssen wir die Zeitarbeitskraft so bezahlen wie unser Stammpersonal?

Nein – das Gehalt zahlt der Personaldienstleister. Er muss dabei den Gleichstellungsgrundsatz beachten: spätestens nach neun Monaten (in Ausnahmefällen nach 15 Monaten) gleiches Entgelt wie vergleichbare Beschäftigte Ihrer Einrichtung. In Pflegebetrieben gilt zudem der Pflegemindestlohn.

Reicht eine Absprache am Telefon?

Für einen ersten Austausch ja, für den Einsatz selbst nicht: Der Vertrag muss in Textform geschlossen werden, zum Beispiel per E-Mail, und die Pflegekraft muss vor Einsatzbeginn benannt sein.

Dürfen wir eine Zeitarbeitskraft fest übernehmen?

Ja. Ein Verbot der Übernahme wäre unwirksam. Der Personaldienstleister darf aber eine angemessene Vergütung für die Vermittlung vereinbaren.

Fazit

Arbeitnehmerüberlassung ist für Pflegeeinrichtungen ein bewährtes Mittel gegen kurzfristige Personalengpässe. Die meisten Pflichten liegen beim Personaldienstleister – entscheidend ist deshalb ein Partner, der Erlaubnis, Vertrag, Höchstdauer und Bezahlung zuverlässig im Griff hat. Ihre Einrichtung achtet vor allem auf die Einweisung am ersten Tag und behält die Einsatzdauer im Blick.

Kemmler Personalprojekte ist Mitglied im Gesamtverband der Personaldienstleister (GVP) und arbeitet §AÜG-konform. Wir regeln die Formalitäten für Sie und melden uns innerhalb von 24 Stunden mit passenden Pflegekräften.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.